Współczesnym systemom wspomagania zarządzania firmą stawia się wymagania w obszarach, które wcześniej należały do domeny innych systemów.

Przedsiębiorstwa stoją obecnie przed wyzwaniem efektywnego i zintegrowanego zarządzania informacją i procesami biznesowymi przy olbrzymim wzroście danych i dokumentów biznesowych. Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga wsparcia ze strony systemów informatycznych.

Aktualnie wymaga się, by operator mógł pracować w jednym, heterogenicznym środowisku pracy. Aby poprawić efektywność pracy przedsiębiorstwa, relacje z jej otoczeniem, konieczne jest wdrożenie narzędzi wspierających pracę grupową i skuteczną wymianę informacji pomiędzy członkami danej organizacji. Takie zadania wspierają rozwiązania z obszaru dokumentów (w tym elektroniczny obieg dokumentów) i zarządzania procesami (workflow).

Workflow to automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych dla wykonania działania zgodnie ze zbiorem sformułowanych zasad. System workflow wspiera obieg informacji w firmie i zarządzanie procesami, które w niej zachodzą. Każdy pracownik w firmie ma dostęp do terminarzy i zadań, które ma realizować. Kontrola nad tym, czy firma pracuje prawidłowo, jest znacznie łatwiejsza i bardziej usystematyzowana. Moduły planowania i kontroli realizacji projektów pozwalają na lepszą kontrolę i wzrost skuteczności ich realizacji.

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

System skutecznie rozwiązuje problemy z dostępem różnych użytkowników do dokumentacji, która jest przechowywana w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia uprawnionym użytkownikom dostęp do wszystkich potrzebnych im dokumentów, niezależnie od formy w jakiej powstał dany dokument (pismo, e‑mail, faks). Każda informacja jest łatwa do odnalezienia i odpowiednio skojarzona.

Opisywane rozwiązania umożliwiają pracownikom firmy ewidencję różnego rodzaju dokumentów, jakimi operuje się w organizacji. Mogą to być zarówno dokumenty zewnętrzne (faktury zakupu, umowy, oferty), jak i dokumenty wewnątrz firmowe (regulaminy, zarządzenia, dokumenty ds. jakości, wnioski, podania itp.).

Każdy dokument elektroniczny w ramach repozytorium jest opisany poprzez fiszkę dokumentu. W ramach fiszki określany jest rodzaj dokumentu, tytuł, segregator i wiele innych cech. Ze względu na rodzaj dokumentu, mogą być określane dodatkowe cechy, które później mogą być wykorzystane np. w procedurach automatycznego księgowania, jak np. kontrahent, kwota netto, projekt i inne, dowolne cechy.

Do najważniejszych korzyści biznesowych opisywanych systemów zaliczyć należy:

- obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,

- obniżenie pracochłonności i usprawnienie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie zautomatyzowanie i zestandaryzowanie elektronicznego obiegu dokumentów,

- koordynację przepływu dokumentów,

- zarządzanie i bezproblemowe panowanie nad dużą ilością różnych dokumentów przedsiębiorstwa,

- zapewnienie jednoznaczności i bezbłędności w opisie dokumentów,

- znaczne podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników systemu,

- wyeliminowanie wielu działań nie wnoszących wartości dla klienta, np. przekazywanie pracy z „rąk do rąk”, oczekiwanie na dokumenty czy powtarzania tej samej prostej czynności z każdym przepływem procesu,

- realizację zadań związanych z dokumentami niezależnie od fizycznej lokalizacji użytkownika (system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej),

- całkowite zabezpieczenie i ochrona dokumentów i procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,

- zapewnienie dostępu do odpowiednich informacji (profilowanych) dla każdego użytkownika,

- możliwość kompletnej analizy obiegu dokumentów,

- możliwość przechowywania i dostępu do praktycznie każdego typu dokumentów we wbudowanym elektronicznym repozytorium.

Do fiszki dokumentu dołączony może być plik stanowiący obraz elektroniczny dokumentu. Może to być plik edytora tekstu typu Word, arkusz kalkulacyjny, czy też plik z obrazem dokumentu zeskanowego, otrzymanego mailem. Program sam zarządza organizacją plików na dysku. Pliki mogą być przechowywane w określonym repozytorium dokumentów, które może przyjąć postać współdzielonego katalogu, serwera FTP lub katalogu w usłudze Google Drive. Do jednej fiszki może być załączone wiele plików (dokumenty wieloczęściowe). System zarządza takimi czynnościami, jak pobranie pliku do redakcji, blokowanie redakcji przez innych operatorów itd. Zarządza również uprawnieniami do odczytu i zapisu poszczególnych dokumentów. Pliki mogą być pobrane z dysku, lub utworzone na podstawie szablonów dokumentów aplikacji zewnętrznych. Umożliwia to szybkie tworzenie ofert lub umów z kontrahentami i pracownikami. Można także skanować dokumenty papierowe i zamieniać je na wersje elektroniczne. Skanowanie może się odbywać podobnie jak dołączanie dokumentu do folderu lub poprzez wywołanie automatycznej funkcji skanowania. Wówczas zeskanowany dokument można obejrzeć w systemie i zapisać go w formie elektronicznej. Aplikacja może obsługiwać urządzenie skanujące bezpośrednio, oraz poprzez import z katalogów współdzielonych z tym urządzeniem.

Wszystkie dokumenty pogrupowane są w segregatory, które tworzą strukturę hierarchiczną, co pozwala na ich uporządkowanie oraz przejrzyste nadawanie uprawnień. Drzewo segregatorów można importować ze struktury katalogów na dysku. Istnieje także możliwość zbiorczego importu dokumentów z plików dyskowych.

Wbudowane narzędzia wiązania dokumentów elektronicznych z innymi dokumentami w systemie (np. zamówienia, faktury, oferty) pozwalają na wdrożenie spójnej polityki archiwizacji i elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Oczywiście, przy poszanowaniu zasad bezpieczeństwa i dostępu wyłącznie do określonych materiałów.

Obieg dokumentów

W ramach modułu elektronicznego obiegu dokumentów istnieje możliwość inicjowania i obsługi obiegu dokumentu rozumianego jako lista realizowanych kolejno zadań przez różnych operatorów w ramach danego procesu biznesowego. Źródłem inicjacji obiegu jest zazwyczaj wprowadzenie do systemu nowego dokumentu, który następnie powinien być “obsłużony” przez wiele osób w firmie. Np. w przypadku faktury kosztowej powinna ona być zatwierdzona przez osobę uprawnioną, zweryfikowana pod kątem formalnym, a na końcu zaksięgowana w systemie księgowym.

Dekretacja określonego dokumentu w wersji elektronicznej polega na przypisaniu określonych zadań, jakie w danym dokumencie mają wykonać pracownicy wybranych działów i pozostałe osoby, w zależności od ról pełnionych w organizacji. Dzięki zdefiniowaniu ról możliwe jest określenie zastępstw operatorów. Przekazywanie określonego dokumentu do dekretacji może się odbywać na dwa sposoby. Pierwszy polega na tym, że dokument można przekazać operatorowi do wiadomości, a ten odnotuje fakt zapoznania się z nim. Drugi sposób polega na wykonaniu zadania przez przypisaną do niego osobę (np. ocena dokumentu, akceptacja, opis merytoryczny).

Funkcjonalności opisywanych rozwiązań:

- elektroniczne archiwum dla wszystkich dokumentów kosztowych,

- obsługa wielu źródeł wejścia dokumentów (fax, email, skan, upload),

- rozpoznawanie tekstu i automatyczna indeksacja (OCR z silnikiem uczącym się),

- elektroniczny workflow dokumentów,

- słowniki biznesowe,

- monitoring terminów i powiadomienia mailowe,

- integracja z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami firmy (np. klasy ERP).

Elektroniczny obieg dokumentów oznacza, że dokumentacja oraz informacje przekazywane są w danej organizacji lub w systemie w formie elektronicznej. Oferowane aktualnie przez rynek rozwiązania zapewniają spójne i skuteczne zarządzanie dokumentami oraz związanymi z nimi procesami biznesowymi. Przedsiębiorstwo zyskuje możliwość rejestracji dokumentów niezależnie od ich formatu, bezpieczną archiwizację oraz szybki dostęp do zawartości, zwłaszcza w kontekście zadań wynikających z przebiegu procesu biznesowego.

W większości przypadków dokumenty krążące po poszczególnych działach, pokojach czy też osobach pracujących w danej instytucji/ przedsiębiorstwie mają formę papierową, co sprzyja ich zagubieniu lub zniszczeniu. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za akceptację, lub zajmujące się danym dokumentem często potwierdzają za pomocą podpisu lub pieczątki fakt przyjęcia do wiadomości. Sporo osób umieszcza także własne notatki na dokumentach. Takie postępowanie może powodować problemy, gdyż jest ono podatne na błędy, najczęściej wynikające z braku odpowiedzialności, lub też z braku poświęcenia niewystarczającej ilości uwagi dokumentom.

Aby jak najbardziej zminimalizować możliwość popełnienia wyżej wymienionych błędów oraz poprawić komfort użytkowania archiwum zawierającego wszelką dokumentację na rynku istnieje szereg firm, które specjalizują się m. in. w opracowywaniu systemów obiegu dokumentów. Głównym celem tego typy wdrożenia są między innymi zminimalizowanie czasu obiegu dokumentu, usprawnienie procedur obiegu dokumentów, możliwość kontroli obiegu dokumentów, stworzenie centralnego archiwum, zmniejszenie czasu dostępu do dokumentów, zwiększenie efektywności pracy z dokumentami oraz zmniejszenie czasu potrzebnego na lokalizację dokumentu. Dobrze zaplanowany oraz wdrożony system obiegu dokumentów znacznie poprawia organizację pracy sekretariatów, biur podawczych oraz innych komórek przedsiębiorstwa odpowiedzialnych w dużej mierze za sprawny oraz kontrolowany przepływ dokumentów.

Dzięki zastosowaniu centralnego repozytorium, w którym rejestrowane są wszystkie dokumenty wpływające, wychodzące oraz krążące po terenie przedsiębiorstwa możliwe jest rejestrowanie wszelkich zdarzeń dotyczących danego dokumentu oraz tworzenie historii zmian (wersjonowanie) wprowadzanych w jego treści. Wykorzystując mechanizmy kontroli dostępu oraz uprawnień użytkownicy posiadający odpowiednie kompetencje mogą udostępniać dokumenty przychodzące zewnątrz jak i również tworzone wewnątrz firmy. Zaawansowane systemy obiegu dokumentów posiadają znacznie rozbudowaną funkcjonalność ani jeżeli wynikałoby to z samej idei tego przedsięwzięcia.

Do pełnego wykorzystania zalet elektronicznego obiegu dokumentów konieczne jest spełnienie dwóch podstawowych warunków. Przede wszystkim system powinien być dobrany do potrzeb organizacji oraz zostać odpowiednio wdrożony. Chcąc uniknąć ryzyka niepowodzenia coraz więcej firm decydujących się na workflow korzysta ze wsparcia partnerów zewnętrznych. Kluczowym elementem powodzenia każdego wdrożenia jest wnikliwa analiza przed wdrożeniowa, profesjonalny i kompetentny zespół prowadzący wdrożenie oraz sprawdzona metodyka wdrożeniowa.

Biorąc pod uwagę informacje zawarte w powyższej treści należy poświęcić dużo uwagi oraz głęboko przeanalizować zapotrzebowanie oraz stan faktyczny obiegu dokumentów w firmie przed wyborem konkretnego rozwiązania. Elektroniczny system obiegu dokumentów powinien być narzędziem umożliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie funkcjonowania systemu. W zależności od zachodzących zmian organizacyjnych w firmie i potrzeb użytkowników dozwolone jest rozwijanie stworzonych struktur organizacyjnych, typów dokumentów i formularzy. System powinien być elastycznym narzędziem umożliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie jego funkcjonowania, zapewnić realizację idei „biura bez papierów” z zachowaniem pełnej kontroli nad dostępem do dokumentów. Dodatkowo takie rozwiązanie może także wspomagać przy okazji funkcjonowanie systemów jakości, co wydatnie sprzyja polepszeniu organizacji pracy oraz integracji przedsiębiorstwa.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia znaczne przyspieszenie procesów biznesowych, ponieważ wszystkie osoby korzystające z systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji mogą szybko uzyskać dostęp do aktualnych, a przede wszystkim zawsze właściwych informacji niezbędnych do odpowiedniego i niezakłóconego funkcjonowania instytucji lub firmy. Ponadto, jeżeli dana organizacja posiada system elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzanie wszelkimi istotnymi informacjami oraz najważniejszymi danymi jest znacznie ułatwione.

Przepływ danych odbywa się za pomocą odpowiedniego systemu informatycznego. System ten służy do administrowania elektronicznym obiegiem dokumentów, rozdzielania zadań dla poszczególnych działów i pracowników, a także do zarządzania dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów, w zależności od pozycji i funkcji danej osoby w organizacji. System elektronicznego obiegu dokumentów oraz informacji oparty jest o mechanizmy typu workflow, dzięki któremu możliwa jest swobodna wymiana dowolnej dokumentacji w formie elektronicznej.

Podstawowe korzyści posiadania systemu informatycznego umożliwiającego elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim ograniczenie kosztów przedsiębiorstwa, na przykład dzięki wyeliminowaniu lub znacznemu ograniczeniu drukowania dokumentacji papierowej. Poza tym dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów znacznie wzrasta wydajność pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na poszukiwanie potrzebnych im informacji. Praca z elektronicznym obiegiem dokumentów sprzyja kontroli jakości tej pracy i tego, jak poszczególne zadania zostały wykonane. Można też dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzić historię realizacji poszczególnych zadań, zweryfikować, ile to trwało i odpowiednio zaplanować podobne działania w przyszłości. I wreszcie elektroniczny obieg dokumentów ma tę zaletę, że zgromadzona dokumentacja firmowa jest zawsze bezpieczna i nie ma ryzyka zagubienia lub zniszczenia jedynej kopii.

Wdrożenie obiegu dokumentów zawsze rozpoczynamy od analizy obecnego sposobu działania przedsiębiorstwa.  W ramach zakresu określonego w projekcie rozpoznajemy jakie obecnie procedury funkcjonują w przedsiębiorstwie oraz w jakim stopniu są ustrukturyzowane. Duże przedsiębiorstwa w większości mają zdefiniowane procedury działania, jednak w sytuacji, gdy do ich realizacji nie jest aktywnie użytkowany system informatyczny, to procedury takie charakteryzują się znaczącą liczbą wyjątków, które nie są kontrolowane i w pełni rozumiane.

Koszty przetwarzania i przechowywania elektronicznych dokumentów są wielokrotnie niższe niż w przypadku dokumentów papierowych. Koszty wyszukiwania informacji przez pracowników to często 10% ich całkowitego czasu pracy. Z  kolei elektroniczne przekazywanie poleceń służbowych i zadań pozwala na łatwe raportowanie sposobu i terminowości ich załatwienia. W systemie elektronicznego obiegu dokumentów łatwiej dostrzec obłożenie i efekty pracy każdego z pracowników. Ponadto łatwiej jest wyegzekwować jednolite zasady pracy, co skutkuje zwiększeniem poziomu kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Dzięki opisywanym rozwiązaniom kierownictwo firmy ma możliwość precyzyjnego badania, jak sprawnie i efektywnie realizowane są zadania, jakie na co dzień realizują pracownicy firmy.

Moduł zapewnia zarówno modelowanie samego procesu, ze szczególnym uwzględnieniem jego sposobu obsługi w systemie, jak i też oferuje system wykonawczy do procesów. Specjalnie zaprojektowana filozofia i sposób sterowania procesem umożliwia ścisłą integrację mechanizmów workflow ze standardowymi funkcjami oprogramowania, np. operacjami na zamówieniach czy dokumentach typu faktury, dokumenty magazynowe, raporty produkcyjne itp. Realizacja procesu jest sterowana przez serwer workflow. Każda instancja procesu jest widoczna dla osób zarządzających oraz udokumentowany jest cały przebieg danej instancji procesu.

Podstawowymi zaletami elektronicznego obiegu dokumentów są szybszy oraz sprawniejszy obieg dokumentów, szybszy dostęp do informacji oraz ich efektywne wykorzystanie, łatwy monitoring dokumentów krążących w organizacji. Korzyści związane są również z obniżeniem wydatków organizacji na bieżącą obsługę administracyjną (papier, tusz do drukarki). Odpowiednio wdrożony system workflow przynosi firmie wymierne korzyści. Automatyzacja i usprawnienie procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów pozwala organizacji efektywniej wykorzystywać zasoby ludzkie, przenosząc ciężar pracy na bardziej kluczowe dla organizacji zadania. Dodatkowo skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności pozytywnie wpływa na proces obsługi klientów i w rezultacie wizerunek organizacji.

Marek Figiel

Źródło: Archidoc, Atinea, Comarch, e-dokumenty.eu, s-puls.pl, Grupa OEX, INTENSE Group, PrimeSoft Polska, Sente, Suncode, Unizeto Technologies, Webcon.